Betaalt uw klant die consument/particulier is zijn factuur niet? Dan moet u eerst een gratis herinnering sturen met enkele specifieke vermeldingen vooraleer u een schadevergoeding en bijkomende interesten kan aanrekenen.
Gratis herinnering
Wanneer een onderneming haar factuur niet op de vervaldag betaalt, kan er meteen een schadevergoeding aangerekend worden en bijkomende interesten. Doorgaans wordt dit reeds opgenomen in de eerste ingebrekestelling/herinnering.
Ten opzichte van consumenten (die dus niet handelen met een ondernemingsnummer) mag er binnenkort niet meteen een schadevergoeding/interesten aangerekend worden. Deze regeling volgt uit een nieuwe wet die in werking treedt op 1 september 2023 en die de consument dus nog meer beschermt.
We zetten de nieuwe regels (die enkel gelden ten aanzien van consumenten) hieronder uiteen.
Verplichte vermeldingen
Als onderneming bent u verplicht een herinnering te sturen zonder dat u enige kost in rekening mag brengen. Deze eerste herinnering/ingebrekestelling moet gratis zijn en moet volgende vermeldingen bevatten:
- Het openstaande bedrag dat nog verschuldigd is;
- Het bedrag van het schadebeding dat u zal eisen bij niet-betaling na 14 dagen;
- Een beschrijving van het product of de dienst die de schuld heeft doen ontstaan, alsook de datum van opeisbaarheid van deze schuld (vervaldag factuur);
- De termijn (van minstens 14 dagen) waarbinnen de consument de schuld moet betalen.
Verplichte wachttermijn van 14 dagen
De consument moet minstens 14 dagen de tijd krijgen om de schuld te betalen. Deze termijn gaat in vanaf de derde werkdag na verzending door de post. Bij elektronische herinneringen start de termijn op de dag die volgt op de dag waarop de herinnering werd verstuurd.
Het is dus belangrijk dat u kan aantonen wanneer u de herinnering verstuurde. Dit kan u het best bewijzen door de brief aangetekend te versturen of via mail.
Beperking schadevergoeding
Daarnaast worden de forfaitaire schadevergoedingen wettelijk beperkt tot volgende bedragen:
- € 20,00 als het verschuldigde saldo lager dan of gelijk aan € 150,00 is;
- € 30,00 vermeerderd met 10% van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen € 150,01 en € 500,00 als het verschuldigde saldo tussen € 150,01 en € 500,00 is;
- € 65,00 vermeerderd met 5% van het verschuldigde bedrag op de schijf boven € 500,00 met een maximum van € 2.000,00 als het verschuldigde saldo hoger is dan € 500,00.
Ongeacht andere afspraken
Ook al heeft u andere afspraken gemaakt met uw klant waarbij u hogere vergoedingen of geen gratis eerste herinnering bent overeengekomen (bijvoorbeeld door middel van uw algemene voorwaarden) zullen deze afspraken niet van toepassing kunnen zijn.
Met andere woorden, de regels die de consument beschermen, hebben voorrang op andere afspraken die u met uw klant maakte.
Het is dan ook aan te raden om uw algemene voorwaarden aan deze wet aan te passen.
Deadlines
Deze nieuwe regelgeving gaat in op 1 september 2023 voor nieuwe contracten/aankopen/bestellingen aan consumenten.
Voor contracten die reeds bestonden op 1 september 2023 is de regelgeving van toepassing op facturen die na 1 december 2023 dateren.
