A•LEX ZOEKT

Office manager

Ben jij de ambitious office manager die ons advocatenkantoor in Zwevegem kan runnen?  Spreekt de juridische wereld tot jouw verbeelding? Beschik jij tenslotte over de a.lex drive (ondernemend, hands on en out-of-the box)? Well, then you’re lucky because we are looking for someone just like you !

De crew van A.lex is ‘legally different’. We denken out-of-the box in onze juridische dienstverlening aan ondernemingen en HNWI’S vanuit onze kantoren te Zwevegem en Antwerpen.

Voor ons office in Zwevegem hebben we iemand nodig die klaar is om er meteen in te duiken en de leiding te nemen als onze office manager die de ruggengraat van ons A-team wordt, waarbij je al het administratieve en niet strikt juridische werk op je neemt zodat onze advocaten zich kunnen focussen om juridisch het verschil te maken.

Dus, als je klaar bent om lid te worden van the A-team en een echte impact te hebben, let’s talk!

Wat doet onze office manager?

• Office management:
  • Je bent het gezicht en de stem van ons kantoor;
  • Je denkt mee over de optimalisatie van diverse werkprocessen (legal AI-toepassingen, templates, …);
  • Je organiseert diverse teamevents (a.lex café, teambuildings, seminaries,…);
  • Je verzorgt de communicatie met onze leveranciers / partners en andere derden;
  • Je staat in voor de facturatie en het debiteurenbeheer van het kantoor;
• Administratie
  • Je volgt dossiers nauwgezet mee op met de behandelende advocaat (documenten opvragen, vergaderingen inplannen, etc.);
  • Je regelt het telefonisch contact met cliënten en andere contactpersonen;
  • Je beheert de agenda’s van onze advocaten en de mailbox van het kantoor;
  • Je staat in voor de organisatie van en notulering bij dossierbesprekingen, kantoorvergaderingen (= alle A.lex-advocaten samen) en sub-werkgroepen, waarbij je instaat voor het noteren, inplannen en opvolgen van uitvoering van taken die door advocaten onderling zijn verdeeld;
  • Je staat in voor de algemene kantooradministratie: briefwisseling versturen (per post / per mail); aanmaak dossiers, printen, scannen, archiveren, voorbereiding facturatie);
  • Je volgt de betalingen en boekhouding mee op;

Yes indeed, een zeer veelzijdige en uitdagende job.

Kortom, voor ons ben jij de “go-to-person”, dé lijm van het team én de persoon die mee de schouders onder ons ambitieuze a.lex project zet !

Wie zoeken we concreet?

• Je hebt een langetermijnvisie;
• Je beschikt over een bachelor in officemanagement of analoge opleiding;
• Je kan prioriteiten stellen en het belangrijke kaf van het urgente koren onderscheiden;
• Je bent proactief en hands on;
• Je bent communicatief en deinst niet terug om nieuwe contacten te leggen;
• Het organiseren en optimaliseren zijn volledig jouw ding;
• Word, excel, powerpoint, en andere soortgelijke toepassingen kennen voor jouw weinig geheimen, minstens ben je bereid je hierop bij te scholen;
• Je bent altijd bereid om bij te leren en nieuwe pistes te verkennen;
• Verder zijn jouw stokpaardjes: nauwkeurigheid en efficiëntie;
• Je bent enthousiast en iemand die graag deel wil uitmaken van een hecht team (zowel tijdens als na de kantooruren).

Did we just describe you? Dan ben je voor ons de perfecte aanvulling voor ons team van advocaten.

Wat hebben wij jou te bieden?

• Een lifetime membership
• Flexibele werkomgeving (met mogelijkheid tot glijdende uren, deeltijdse tewerkstelling, …);
• Een kantoor zonder verticale structuur, noch strakke kantoorpolicy waar je de mogelijkheid wordt geboden om actief mee te bouwen aan ons a.lex verhaal;
• Werken binnen een innovatief kantoor dat inzet op digitalisering en automatisering;
• Een toffe en collegiale werksfeer;
• Aantrekkelijk verloningspakket  op basis van je groei en inzet (o.a. maaltijdcheques, extra-legale eindejaarspremie,…);
• Sportabonnement bij Lago Zwevegem;
• Epic teambuildings om de teamsfeer nog meer te versterken (Hype’O Dream, verkenning Antwerpen city, roadtrippen, …).

Getriggerd? Let's Talk! Elke sollicitatie wordt strikt vertrouwelijk behandeld.

Stuur uw CV naar lise.breine@a-lex.be of neem contact op met Lise Breine op het nummer 056/444.993