A•LEX ZOEKT

Office manager - paralegal

Ben jij de ambitious office manager voor wie het iets meer mag zijn dan louter administratiebeheer? Wel, er al eens aan gedacht om een advocatenkantoor te runnen? Then keep reading because we are looking for someone just like you! 

A.lex Advocaten is actief in Zwevegem en Antwerpen en verzorgt haar cliënteel ‘legally different’ als het op Tax, HR, Commercial & Estate Planning aankomt.  

Voor ons kantoor in Zwevegem zijn we op zoek naar een ‘paralegally different’ office manager, die ondernemend is, hands on en ook out-of- the-box durft te denken. In short: iemand met dezelfde A.lex drive als onze advocaten! 

Wat verwachten we van jou?  

Je neemt de leiding over alles wat niet-juridisch is, durft beslissingen te nemen en voert die ook zelfstandig uit, zodat onze advocaten zich volledig kunnen focussen op the legal stuff. Ook juridisch vorm je een back-up voor de advocaten. In hoofdlijnen gaat het om het volgende takenpakket: 

Office management:  

• Je bent het gezicht en de stem van ons kantoor; 
• Je denkt mee over de optimalisatie van diverse werkprocessen (legal AI-toepassingen, templates, …); 
• Je organiseert zelfstandig diverse team- en kantoorevents (A.lex café, teambuildings, seminaries,…); 
• Je verzorgt de communicatie met onze leveranciers/partners en andere derden; 
• Je staat in voor de inkomende en uitgaande facturatie alsook het debiteurenbeheer van het kantoor; 

Paralegal: 

• Je volgt bij voorkeur incasso dossiers op van A-Z; 
• Je bereidt diverse juridische documenten en berekeningen voor, zorgt voor juridische ondersteuning en dat in nauwe samenwerking met onze advocaten; 
• Je houdt de corporate house keeping in orde: redactie van en up to date houden van templates, bibliotheek, volmachten, elektronische handtekeningen, publicaties staatsblad, voorbereiding statutenwijzigingen, e.d.m.;  
• Je verricht juridische opzoekingen en helpt meedenken aan oplossingen in diverse juridische dossiers; 

Marketing:  

• Je werkt actief mee aan de verdere uitbouw van onze marketingstrategie; 
• Je staat in voor het beheer van onze social media-kanalen (LinkedIn, Facebook, Instagram, …): content-kalender voorbereiden en opvolgen, (juridische) posts opleuken en programmeren; 
• Je helpt brainstormen ter uitbreiding van het ‘social media’-bereik, alsook de implementatie ervan; 

Sales 

• Je staat (mee) in voor de prospectie van nieuwe zakenpartners: op basis van de input van de advocaten breng je nieuwe doelgroepen in kaart; 
• Je contacteert zelfstandig de betrokken (bestaande en nieuwe) doelgroepen en plant afspraken in; 

(juridische) administratie 

• Je volgt nauwgezet dossiers mee op met de behandelende advocaat (documenten opvragen, vergaderingen inplannen, etc.); 
• Je regelt het telefonisch contact met cliënten en andere contactpersonen; 
• Je beheert de agenda’s van onze advocaten en de mailbox van het kantoor; 
• Je staat in voor de organisatie van en notulering bij dossierbesprekingen, kantoorvergaderingen (= alle A.lex advocaten samen) en sub-werkgroepen, waarbij je instaat voor het noteren, inplannen en opvolgen van uitvoering van taken die door advocaten onderling zijn verdeeld; 
• Je maakt stukkenbundels op; 
• Je staat in voor de algemene kantooradministratie: briefwisseling versturen, aanmaak dossiers, printen, scannen, archiveren, voorbereiding facturatie);  

Yes indeed, een zeer veelzijdige en uitdagende job. 

Kortom, voor ons ben jij de “go-to-person”, dé lijm van het A.team én de persoon die mee de schouders onder ons ambitieuze A.lex project zet! 

Over welke skills moet je dan beschikken?  

• Je hebt een langetermijnvisie; 
• Je beschikt over een bachelor in rechtspraktijk en/of officemanagement (of gelijk door ervaring) en hebt een bijzondere interesse in de juridische (bedrijfs)wereld; 
• Je kan prioriteiten stellen en het belangrijke kaf van het urgente koren onderscheiden; 
• Je bent proactief en hands on; 
• Je bent communicatief en deinst niet terug om nieuwe contacten te leggen; 
• Het zelfstandig organiseren en optimaliseren zijn volledig jouw ding; 
• Word, excel, powerpoint, en andere soortgelijke toepassingen kennen voor jouw weinig geheimen, minstens ben je bereid je hierop bij te scholen; 
• Je bent 'eager to learn’ en wil nieuwe pistes verkennen; 
• Je denkt creatief maar met stijl; 
• Verder zijn jouw stokpaardjes: nauwkeurigheid en efficiëntie; 
• Je bent enthousiast en iemand die graag deel wil uitmaken van een hecht team (zowel tijdens als na de kantooruren). 

Did we just describe you? Dan ben je voor ons de perfecte aanvulling voor ons team van advocaten. 

Wat hebben wij jou te bieden?

• Een lifetime membership; 
• Flexibele werkomgeving (met mogelijkheid tot glijdende uren, deeltijdse tewerkstelling, …); 
• Een kantoor zonder verticale structuur, noch strakke kantoorpolicy waar je de mogelijkheid wordt geboden om actief mee te bouwen aan ons A.lex verhaal; 
• Werken binnen een innovatief kantoor dat inzet op digitalisering en automatisering; 
• Een toffe en collegiale werksfeer; 
• Aantrekkelijk verloningspakket op basis van je groei en inzet (o.a. maaltijdcheques, extra-legale eindejaarspremie,…); 
• Sportabonnement bij Lago Zwevegem; 
• Epic teambuildings om de teamsfeer nog meer te versterken (hype’O Dream, verkenning Antwerpen city, …). 

Dus, als je klaar bent om lid te worden van the A.team en echt impact wil hebben, let’s talk! Stuur uw CV naar lise.breine@a-lex.be of neem contact op met Lise Breine op het nummer 056/444.993. Elke sollicitatie wordt strikt vertrouwelijk behandeld.